中山大学成功运转USC:向繁琐的线下批阅说再会发布时间:2021-06-27 13:21:59 来源:优游平台登录 作者:优游官方app

  经过一年多的谋划和预备,本年10月初,中山大学大学服务中心(University Service Center,简称USC)在四学校正式同步上线。经过两个月的运转,中山大学USC,这个高度集成了中大各职能部分的网上服务中心为师生处理各项事务带来了史无前例的便当。师生和跑部分盖章说再会!和各种跨校区、跨部分、耗时长、真心累的事务处理说再会!

  中山大学有20多个职能部分,为师生供给着超越380项服务事务。据统计,四年下来,一个本科生至少会和其间一半以上的部分打交道,处理其间四分之一的事务。现在,有一个USC就够了。

  USC,这个项目的背面,凝聚了中大管理层的才智和汗水,也表明晰中大归纳变革和开展的决计。今日,就让咱们一起来聊一聊USC的宿世此生。

  刚不久,中大我们庭迎来了第3个校区——深圳校区,在箭步开展的一起,也遇到了很大的应战。怎么处理教师和学生跨校处理事务不方便,和传统行政流程过于繁琐的难题,逐步提上了学校的议事日程。上一年11月中山大学陈春声书记和罗俊校长提出要树立面向多校区、为全体师生供给无差别服务的服务中心,这样,中大USC便应运而生。

  USC项目敞开后,向全校22个职能部分共收集了386项服务师生的事务,经过优化整合,合并为将在USC上线项流程。一期现已上线多项流程便是傍边的一部分,包含了包含成绩单和在学证明在内的与学生休戚相关的重要事项。

  “咱们的方针便是少盖章,不盖章。”校办唐锐主任如是说。在他看来,对内的行政事务是一个闭环流通的进程,许多时分其实不需求用到公章。本着这个思路,在建造USC的一起,也促成了中大行政事务的变革。

  曾经,同学们开具一份成绩单,需求经手辅导员、学院、学生处三个环节。现在,只需在USC自助机器放上学校卡,点击屏幕的处理事项并打印,不到一分钟同学们就可以取到自己的成绩单。从三个教师到一台自助机器,节省的行政本钱、节省的人力资源是不可估量的。把冗杂的机械性事务交给机器,行政人员能更专心于管理工作,中大的行政变革也向前迈出了一大步。

  曾经是人在跑,现在是公章和在跑。为了处理师生需求跑腿盖公章的繁琐,大学服务中心每周都会守时定量地往各校区的USC运送盖好公章的空白文书,为师生打印需求盖有公章的在职证明、在读证明等资料供给了极大的便当。

  唐主任说,校方期望能在深圳校区投入运用之前,将USC打造成为一个标杆性的服务品牌。到时入驻深圳校区的,将是一个愈加完善的大学服务中心。

  大学服务中心的实体工作室,突破了惯例的规划,充满着时髦立异的元素。比方,广州北学校的USC,在医学气氛的熏陶下,又多了几分交心和温馨。

  据广州北学校的USC担任教师王明飞介绍,在广州北学校USC的墙上,悬挂了医学生的彩绘人体结构图,处理事务的一起也让医学生们感到愈加亲热。广州北学校周边文印费用较高,为了照料学生,USC还设置了自助扫描仪,供学生免费运用。共用文具架上,分门别类地贴上了标签,一如医学生在手术室或药房里的谨慎情绪。

  运营两个多月来,最受师生欢迎的项目便是介绍信和事业单位法人证明。在珠海校区上课的教师,再也不需求花上80块钱,来回熬上4个多小时,只为了办一份10分钟就可以处理的在职证明。珠海校区usc担任教师陈楚提到,“USC关于异地办学的校区来说,更为重要。”

  而关于同学来说,“自助”则愈加有亲和力。校办陈凌副主任以为,中大学生常识水平高,自主性也比较高,我们更乐意独立、主动地去获取自己想要的信息,处理自己的工作。学校一直在鼓舞学生可以独当一面。因而,进步自助设备的运用体会,遵循“自助优先,机审优先”,是往后USC的要点科目。

  广州东学校USC担任教师王鹏璋介绍,“到12月11日,USC的自助体系合计为本科生处理了13278人次的事务,为研究生处理了7107人次的事务”,USC的优势初见成效。

  这些数字,让人天然联想到了当下抢手的大数据。陈主任和他的团队正是用大数据和互联网思想来推动USC的开展。比方,他们发现,广州东学校本科生和研究生的处理量较多,而珠海校区研究生的处理量则相对较少。这和两个学校的学科布局、工作状况休戚相关。这些数据将有助于优化学校学科布局,为工作指导供给信息支撑。

  “毫无疑问,跟着USC体系的进一步推动,它将沉积、集合很多的实在数据和信息。”校办学校管理科副科长张洋谈到,“或许,两三年的数据堆集后,就可以发挥大数据的效果”。经过大数据的发掘和剖析,为学校决议计划供给支撑,进步决议计划水平,是USC的另一大功用。

  大数据和互联网思想的引进,决议了这是一个颠覆性的渠道,中大将在这方面走在全国高校的前面。传统的行政服务中心布局,都是集成式的,各部分都派人值勤。这种形式明显不适合中大严重的人力资源现状。因而,以网络中心作为技能支撑,依托信息办的事务整理,整合20多个职能部分的力气,将行政事务处理线上化,自助化,打通各学校的数据库,才是中大USC的正确路途。

  USC的才智还表现在对现有资源的使用和整合上。比方大学服务中心的收费体系就直接接入了已有的中山大学付出渠道,而不再从头开发新的渠道,充分使用了学校资源,避免了重复建造的问题。

  在USC体系上,运用者只需花费短短几分钟内就能完结需求的事务。而在其后台,却凝聚着学校各个职能部分的共同努力。

  据陈主任介绍,校长工作室首要担任USC的全体建造和运转,其详细开展却要牵涉到一切职能部分的支撑。例如,信息办牵头多校区管理信息体系的建造,首要担任流程的整理;网络中心则为USC体系的建造供给了强壮的技能支撑。除此之外,与事务流程相关的职能部分仍旧各司其职,活跃合作。

  在各职能部分的注重与支撑下,USC体系飞速开展,掩盖面也越来越广。现现在,USC的线上渠道现已掩盖了校长工作室、教务处、研究生院、人事处、财务处等七个部分事务,共上线项事务。线下自助服务渠道也已包含包含中英文成绩单、绩点证明和在职证明在内的共5个流程,12项事务。现在,USC正处于“一期优化,二期建造”的阶段。怎么更好地为中大师生服务,怎么让USC的掩盖事务更广,是整个团队火急关怀的问题。陈主任和其他各个校区的USC担任人纷纷表示,他们期望听到更多师生的反应,尽可能多地了解到行政批阅事务中存在的“痛点”,从而将更多繁琐的事务掩盖到USC体系中。

  有了USC,你不再需求奔走于各个部分,只为一个鲜红的印章;有了USC,你不再需求从珠海跑到广州,只为一份校内的证明;有了它,从此和繁琐的线下批阅说再会吧。

  中山大学USC线下体系——USC服务大厅的详细位置如下:广州南学校:第三教学楼一楼大学服务中心;广州东学校:行政楼B座一楼大学服务中心;广州北学校:行政工作楼前后座-工作楼北103;珠海校区:教学楼B201。 (通讯员 李国平 李婉莹 记者林满意)